Coordinateur de bureau

Humanité et Inclusion est une organisation humanitaire indépendante et impartiale qui agit dans des contextes de pauvreté, d’exclusion, de conflits et de catastrophes naturelles. L’organisation travaille aux côtés des personnes handicapées et vulnérables pour leur porter assistance et témoigner de leur situation, pour répondre à leurs besoins essentiels et spécifiques, pour améliorer leurs conditions de vie et pour promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. La Fédération Handicap International – Humanité & Inclusion (Fédération HI) s’appuie sur 8 bureaux nationaux qui lui fournissent des moyens humains, financiers et techniques pour la mise en œuvre de près de 300 projets dans une soixantaine de pays à travers le monde.

Sous la supervision du directeur exécutif et en étroite collaboration avec les équipes de collecte de fonds (privés et institutionnels) et des finances, le titulaire du poste est responsable des tâches quotidiennes liées aux opérations administratives du bureau de HI Canada. Il sera responsable des actions et procédures associées à tous les outils et plateformes en ligne, assurera l’exactitude et l’intégrité de la base de données, et coordonnera la collaboration des fournisseurs de services. Travailler en étroite collaboration avec divers intervenants, collaborer à des initiatives philanthropiques, assurer les communications de première ligne avec la communauté, aider à la préparation des dossiers de gestion, de gouvernance et financiers et fournir un soutien général à l’équipe de HI Canada.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1) Coordination administrative/bureautique (d’autres tâches peuvent s’ajouter) (50%)

• Coordination de la gestion administrative du bureau : gestion des locaux (relation avec le propriétaire, gestion de l’entretien et de la maintenance), commande des fournitures de bureau et tenue des stocks, suivi et paiement des fournisseurs, gestion informatique (achat de licences, PC, relation avec le service informatique de Lyon), réception et traitement des dons (en ligne, boîtes à dons, etc.), remerciements et reçus aux donateurs.
• Coordination de la gestion de l’information : intégration systématique dans une base de données des informations relatives aux donateurs, prospects, bénévoles ; reporting régulier et analyse des données ; mise en place des politiques et procédures nécessaires à une gestion sécurisée et efficace de l’information.
• Coordination de la migration des fichiers et outils (calendriers et emails, fichiers partagés et espace collaboratif, etc.) vers des solutions de cloud computing.
• Coordination des réunions du conseil d’administration et des suivis nécessaires : préparer l’ordre du jour et la logistique des réunions du conseil d’administration, envoyer les invitations, effectuer les suivis demandés, etc.

2) Soutien aux équipes chargées de la communication et de la collecte de fonds (d’autres tâches peuvent être ajoutées) (25%)

• Fournir un soutien pour le développement et la production des communications numériques et des événements de HI Canada : bulletin d’information (4 à 5 numéros par an), vœux, invitations, etc.
• Soutenir l’équipe de collecte de fonds en révisant des documents, des présentations, en remplissant des papiers, selon les besoins.

3) Finances et RH (d’autres tâches peuvent être ajoutées) (25%)

• Organiser la paie, les paiements associés à tous les fournisseurs et autres dépenses – Coordination de l’accueil général des nouveaux employés et des stagiaires.
• Soutenir les membres de l’équipe (et les visiteurs) dans l’organisation de voyages professionnels et effectuer les réservations nécessaires (transport, hébergement, logistique, soutien général aux visiteurs, agenda, etc.)

EXIGENCES

Formation : Baccalauréat en sciences humaines ou sociales, en administration, en finances, en communications ou dans toute autre discipline connexe, ou équivalence pertinente.

Expérience : coordination d’activités philanthropiques, administration des opérations de bureau quotidiennes, communications et relations publiques, organisation d’événements.

Connaissances : utilisation d’une suite bureautique (Word, Excel, PPT, etc.), de bases de données et de médias sociaux, connaissances financières.

Compétences linguistiques : excellent français et anglais parlé et écrit.

Atouts : certificat en philanthropie, expérience dans le secteur humanitaire international, connaissance des bases de données philanthropiques.

VOTRE PROFIL

Dynamique et autonome, vous avez un bon sens de l’initiative et vous prenez en charge les dossiers qui vous sont confiés.

Organisé et fiable, vous pouvez traiter plusieurs dossiers simultanément et travailler en collaboration avec plusieurs partenaires internes ou externes.

Privilégiant les relations avec les donateurs et les membres de la communauté, vous savez gérer votre stress et vous êtes créatif lorsqu’il s’agit de trouver des solutions pour surmonter les difficultés.

Par votre tact et votre diplomatie, vous savez maintenir un climat de confiance ; vous apportez une perspective positive et constructive à vos interactions avec les collaborateurs, les donateurs, les bénévoles et les membres de la communauté.

CONDITIONS

Salaire de 40 000 à 45 000 $.

Avantages compétitifs selon la grille en vigueur

Poste basé à Montréal Contrat permanent à temps plein (35 heures par semaine)

Candidature (CV, lettre de motivation) à envoyer à [email protected] avant le 6 septembre 2022.

Humanité & Inclusion promeut la diversité et le respect des différences et garantit un environnement de travail exempt de toute discrimination.