Adjoint(e) Executive

À propos de l’ACSF

L’Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l’association professionnelle nationale qui représente les sages-femmes et la profession de sage-femme au Canada. Notre travail vise à assurer un accès plus équitable à des services de sage-femme de haute qualité en matière de sexualité, de reproduction et de soins aux nouveau-nés au Canada et dans le monde. Pour ce faire, nous travaillons en partenariat avec le National Council of Indigenous Midwives (NCIM), les associations de sages- femmes, les sages-femmes et les parties prenantes concernées.

La mission du NCIM est de promouvoir l’excellence dans les soins de santé reproductive pour les communautés des Premières nations, des Inuits et des Métis. L’ACSF et le NCIM sont tous deux gérés de manière autonome, mais partagent des infrastructures et des ressources humaines. Les deux organisations sont dotées d’une équipe de personnes passionnées qui se consacrent au soutien des sages-femmes et des sages-femmes autochtones ainsi qu’à la profession de sage-femme au Canada et dans le monde.

Avantages de travailler avec l’ACSF

• Un salaire compétitif et des congés généreux, y compris des congés payés pour les fêtes de fin d’année.
• Programme de soins de santé pour les employés : soins dentaires, médicaux, paramédicaux, assurance- vie (certaines exceptions peuvent s’appliquer) et services du Programme d’aide aux employés.
• Arrangement de travail en mode hybride et flexible (domicile/bureau de Montréal).
• Accès à un espace de bureau partagé et lumineux dans un endroit central de Montréal, selon les besoins.
• Excellente atmosphère d’équipe favorisant l’équilibre entre le travail et la vie personnelle.

L’ACSF est profondément engagée à s’assurer que son organisation reflète la diversité de ses membres et des clients qu’ils desservent – ce qui inclut la diversité de race, d’identité et d’expression de genre, d’orientation sexuelle, de religion, d’ethnicité, d’origine nationale, de handicap et de tout autre motif protégé par la Loi canadienne sur les droits de la personne. L’ACSF encourage les candidatures de personnes issues de communautés diverses.

Résumé du poste

En tant qu’ adjoint(e) de direction du directeur général de l’ACSF, vous travaillerez avec une équipe de professionnels de l’administration dévouée à apporter un soutien dans le cadre d’une variété de tâches administratives, de bureau et de non-supervision. Au quotidien, vous assisterez directement le directeur général dans des tâches telles que la planification, les notes de frais et l’organisation des voyages, la communication avec les parties prenantes internes et externes, et d’autres tâches selon les besoins.

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez être soucieux des détails, organisé et faire preuve de tact. Plus important encore, les valeurs d’équité, de respect, de responsabilité et d’intégrité de l’ACSF seront démontrées non seulement dans votre travail, mais aussi dans vos interactions avec les membres de l’équipe, les membres et les parties prenantes.

En retour, vous travaillerez au sein d’une organisation axée sur les valeurs tout en acquérant une expérience précieuse dans le secteur associatif. Vous bénéficierez d’opportunités de développement professionnel pour améliorer vos compétences, d’un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et d’un mentorat de la part de votre superviseur. Vous perfectionnez vos capacités administratives tout en acquérant de nouvelles compétences.

Fonctions et responsabilités

Assister le directeur exécutif dans son emploi du temps et ses tâches quotidiennes. Les tâches essentielles sont les suivantes :

• Agir en tant que point de contact administratif entre les cadres et les principales parties prenantes internes et externes.
• Gérer l’agenda et la boîte aux lettres électronique du directeur général.
• Coordonner et gérer les réunions de la direction, du conseil d’administration et des comités (programmation, élaboration des ordres du jour et des documents de réunion).
• Établir des notes de frais et organiser les déplacements des membres du conseil d’administration et du personnel exécutif.
• Rédiger la correspondance et les présentations.
• Enregistrer, transcrire et distribuer les notes/procès-verbaux des réunions.
• Gérer d’autres projets et soutenir le travail selon les besoins afin d’améliorer l’efficacité administrative et d’atteindre les objectifs de l’organisation.
• Examiner les pratiques opérationnelles et mettre en œuvre les améliorations nécessaires.
• Respecter un niveau strict de confidentialité.
• D’autres tâches qui lui sont confiées.

Caractéristiques personnelles

• Démontrer de solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle.
• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’un grand souci du détail.
• Capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes.
• Soucieux du travail d’équipe, il aime travailler au sein d’un groupe actif de personnes engagées, partager facilement des informations avec ses collègues, écouter et respecter les autres.
• Personne faisant preuve d’une grande maturité, d’honnêteté et de confiance.

Qualifications, connaissances et compétences requises

• Formation en administration ou dans une discipline pertinente.
• Deux (2) années d’expérience administrative dans un bureau.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Capacité avérée à gérer des tâches complexes et à établir des priorités entre des demandes concurrentes afin de respecter les délais.
• Excellent souci du détail, tact, discrétion et organisation.
• Capacité à travailler de manière indépendante et fortes aptitudes à la résolution de problèmes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Le bilinguisme en anglais et en français (à l’oral et à l’écrit) est un atout majeur.

Atouts supplémentaires

• Expérience de travail pour des organisations à but non lucratif.
• Expérience de travail pour une organisation basée sur les membres.
• Connaissance de la profession de sage-femme au Canada.

Conditions de travail et lieu

• Hybride ; travail à domicile et au siège social de l’ACSF à Montréal, Québec.
• Poste à temps plein, 35 heures par semaine.

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Comment postuler:

Veuillez suivre les instructions suivantes:

•  Envoyez votre CV et une lettre de motivation dans un seul document PDF et assurez-vous que vos noms et prénoms ainsi que les lettres « Adjoint(e) de direction » sont inclus dans le nom du fichier. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.
• Envoyez votre fichier PDF par courrier électronique avec l’objet « Adjoint(e) de direction » à [email protected].

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.