Chaque personne est différente et l’environnement de travail complètement virtuel ne convient pas nécessairement à tout le monde. La situation actuelle impose une nouvelle réalité à bien des gens. La communication, la souplesse et la capacité d’adaptation contribueront sensiblement à adoucir la transition vers un environnement de travail virtuel pour vous et pour votre équipe. Il y aura une période d’essais et erreurs. Malheureusement, personne ne devient instantanément maître de l’environnement virtuel. Le CanSFE est une organisation virtuelle depuis sa création; or, nous n’avons à ce jour jamais cessé d’évaluer et d’adapter nos façons de faire et nos procédures internes!
Nous recommandons fortement d’établir des heures fixes de travail. Au CanSFE, nous avons fixé une plage horaire, de 10 h à 15 h HE, durant laquelle tout le personnel doit être au travail. Comme vous l’aurez remarqué, c’est une période de 5 heures dans une journée de travail de 7,5 heures. Cette plage horaire tient compte des différents fuseaux horaires où se trouvent les membres de notre personnel au Canada. L’établissement d’heures fixes de travail est un moyen simple d’assurer la disponibilité et la responsabilisation de tous les membres de l’équipe sans ingérence indue.
Il y a une panoplie de technologies différentes à notre disposition. Il est donc important de déterminer vos principaux besoins avant de choisir une plateforme pour votre environnement virtuel. Vous devez aussi vérifier plusieurs éléments, en particulier la législation et la réglementation provinciales en matière de confidentialité des données, ainsi que l’accessibilité de la plateforme à tous les membres de votre équipe.
Voici certains des outils et ressources que nous avons essayés au CanSFE.
Bien que nous travaillions à distance, nous avons établi des structures et des systèmes de travail qui nous permettent de rester connectés. Au début de notre journée de travail, nous nous connectons à notre plateforme de communication interne et saluons nos collègues; à la fin de la journée, nous leur souhaitons bonne soirée avant de nous déconnecter. Il s’agit ainsi de créer une structure pour notre équipe, tout en veillant à ce que nos collègues soient accessibles pour répondre aux questions qui se présentent, comme ils le feraient si quelqu’un venait frapper à la porte de leur bureau.
La communication, c’est la clé. Elle l’est d’autant plus dans un environnement de travail virtuel. Selon la taille de votre organisation, il sera peut-être difficile de tenir des réunions de l’ensemble du personnel. Si c’est le cas, vous pouvez inciter les membres de votre personnel à tenir des réunions en sous-groupes, par exemple l’équipe de la direction, les équipes des différents secteurs et, s’il y a lieu, les équipes de projet.
Prévoyez du temps pour les mises à jour individuelles. Au CanSFE, nous commençons souvent nos vidéoconférences en demandant aux gens où ils en sont et comment ils vont. Tout le monde est libre de répondre ou non, mais cela contribue à renforcer l’esprit d’équipe et les liens entre les personnes.
Toutes les technologies ne sont pas interchangeables. Les membres de votre équipe ont probablement des styles d’apprentissage et des besoins sur le plan de l’accessibilité différents. La transition vers un environnement de travail virtuel implique un processus d’essais et erreurs qui finira par vous conduire vers ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation. Le plus important pour bien collaborer dans un environnement virtuel, c’est la communication. Nous vous encourageons fortement à utiliser des outils vidéo pour la communication entre collègues et avec vos parties prenantes. Ces outils renforcent la connexion entre les membres de l’équipe et permettent de percevoir le langage non verbal des interlocuteurs.
Voici certains des outils et ressources que nous avons essayés au CanSFE.
La productivité fluctue à la maison tout comme au bureau. Soyez indulgent envers vous. Il est normal que votre motivation connaisse des hauts et des bas, surtout dans les périodes difficiles comme celle-ci.
Au bureau, il y a des moments de pause naturels : aller se chercher un café, rencontrer un collègue et échanger, et bien d’autres. Dans un environnement de travail virtuel, vous devez sciemment intégrer et planifier de courtes pauses tout au long de la journée. Des pauses régulières contribuent sensiblement au maintien de la productivité et du bien-être. Sortez faire une promenade à l’heure du lunch, éloignez-vous de votre espace de travail et prenez les moyens nécessaires pour vous détendre afin de pouvoir ensuite vous concentrer sur votre travail.
L’environnement de travail à la maison est très différent de celui du bureau. Il y a des sources de distraction partout – animaux domestiques, colocataires, alarmes-incendie – la liste est longue! La meilleure façon d’éviter les distractions est d’établir à la maison un espace physique spécifiquement réservé au travail. Il importe aussi d’établir un espace virtuel dédié au travail, pas exemple en utilisant un ordinateur ou un navigateur différent pour vos activités professionnelles. Quand votre journée de travail est terminée, elle l’est! Fermer votre ordinateur, c’est comme fermer la porte de votre bureau!
Durant cette période difficile, il important de prendre en compte la situation personnelle de vos collègues. Ils ont probablement des sources de stress et des responsabilités personnelles accrues. Il peut y avoir des enfants à la maison, les écoles étant fermées. Faites l’effort conscient de demander aux gens comment ils se portent afin d’évaluer s’ils ont la disponibilité mentale nécessaire pour discuter de sujets complexes ou stressants.
La souplesse et la capacité d’adaptation sont essentielles dans un environnement de travail virtuel. Il vous faudra du temps pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous et pour votre famille dans ce cadre nouvellement partagé entre les activités personnelles et professionnelles. Soyez conciliant envers les membres de votre équipe qui doivent s’occuper de leurs enfants ou d’autres personnes à leur charge. Nous sommes tous des êtres humains qui ont à composer avec différentes situations durant cette période difficile. Il faut tenir pour acquis que chacun fait de son mieux!
