Coordinateur Administratif / Coordinatrice Administrative

Titre: Coordinateur Administratif / Coordinatrice Administrative, NCIM (National Council of
Indigenous Midwifes)
Rapporte à : Directrice Générale, NCIM
Contrat : Temps Plein (35 heures par semaine)
Lieu : Entièrement à distance, des déplacements occasionnels peuvent être requis pour des
événements et réunions.

Contexte
NCIM plaide en faveur de la restauration de l’éducation des sage-femmes, de la prestation de
services de sage-femme et du choix du lieu de naissance pour toutes les communautés autochtones,
conformément à la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones. Les sagefemmes autochtones permettent l’accès à des soins de santé sexuelle et reproductive culturellement
sûrs pour les familles autochtones, le retour de l’accouchement dans les communautés autochtones
et une réduction du nombre d’évacuations médicales pour les accouchements dans les régions
éloignées. En tant qu’organisation, NCIM défend les valeurs d’humilité, de respect et de
compassion.

L’Association Canadienne des Sage-Femmes (ACSF) est l’association professionnelle nationale
représentant les sage-femmes et la profession de sage-femme au Canada. La mission de NCIM est
de promouvoir l’excellence des soins de santé reproductive pour les communautés des Premières
Nations, des Inuits et des Métis. Les deux organisations sont autonomes, mais partagent des
ressources, et sont toutes deux dirigées par une équipe passionnée dédiée à soutenir les sagefemmes
et la profession de sage-femme au Canada et dans le monde.

Résumé du poste
Sous la supervision de la Directrice Générale de NCIM, le Coordinateur Administratif / la Coordinatrice Administrative effectue diverses activités de coordination, d’administration et de soutien aux programmes. Le Coordinateur Administratif / la Coordinatrice Administrative soutient le personnel du NCIM en étant le principal point de contact pour les communications internes et externes. Le rôle implique la création d’un environnement culturellement sûr lors de la collaboration avec les membres de la communauté autochtone.

Avantages de travailler au sein de NCIM

• Programme d’avantages sociaux des employés : dentaire, médical, paramédical, assurancevie (certaines exceptions peuvent s’appliquer) et services d’aide aux employés.
• Congés généreux (à partir de 3 semaines de congé, congé payé généreux pour maladie, jours personnels, responsabilités familiales) et congé payé supplémentaire pour la fermeture en décembre.
• Opportunités de voyage, d’apprentissage et de développement professionnel.

Fonctions et responsabilités

Activités de soutien à la coordination

• Gérer le calendrier du NCIM et coordonner les réunions du personnel du NCIM, y compris la planification des réunions (de préférence en utilisant des sondages ou d’autres outils d’optimisation), la participation à la préparation de l’ordre du jour, et l’organisation de la logistique et des documents nécessaires.
• Enregistrer, transcrire et distribuer les comptes rendus et les procès-verbaux des réunions, et assurer le suivi des décisions dans le cadre des responsabilités fournies.
• Coordonner les arrangements avec d’autres membres du personnel pour divers événements, rassemblements, activités communautaires, ateliers et conférences.
• Coordonner de manière rentable et parfois complexe la logistique des déplacements du personnel, des volontaires et des consultants, tant au niveau national qu’international.
• Collaborer avec l’agent de voyage pour réserver les vols et l’hébergement.
• Travailler en étroite collaboration avec la Directrice Générale de NCIM pour établir les priorités de travail.

Activités de soutien aux programmes

• Fournir un soutien au personnel du NCIM.
• Aider à la préparation des budgets de fonctionnement des programmes et des projets.
• Examiner les documents d’approvisionnement pour en garantir l’exactitude conformément aux exigences des donateurs et aux politiques internes d’approvisionnement de l’ACS.
• Examiner et compléter les documents financiers et d’approvisionnement, y compris les avances de voyage, les factures et les rapports de dépenses.
• Compiler des données et aider à la préparation de rapports pour les parties prenantes et les donateurs.
• Fournir un soutien pour la publication des descriptions de poste, le suivi des candidatures et les processus d’intégration.

Activités de soutien administratif

• Superviser, filtrer et catégoriser toutes les communications entrantes, y compris les courriels et les appels téléphoniques ; répondre aux demandes générales et/ou transférer les courriels entrants à la personne appropriée.
• Mettre à jour et tenir à jour les listes d’adhésion du NCIM et de ses membres de soutien.
• Fournir un soutien administratif pour la préparation et la mise à jour de divers documents.
• Effectuer des tâches administratives générales, telles que la photocopie, la télécopie, l’envoi postal et le classement.
• Organiser et maintenir divers dossiers, en veillant à ce qu’ils soient précis et à jour.

Qualifications, connaissances et compétences requises

• Formation (niveau Cégep ou équivalent) en administration, secrétariat ou dans une discipline pertinente.
• Au moins trois ans d’expérience administrative, y compris de l’expérience dans l’organisation de réunions et d’événements.
• Excellente maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.
• Compétences de communication efficaces avec la capacité de transmettre et de recevoir des informations de manière claire.
• Capacité avérée à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.
• Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles avec discrétion.
• Maîtrise des logiciels de bureau, tels que la suite Microsoft Office.
• Solides compétences en service à la clientèle (courtoisie, discrétion, flexibilité, diplomatie) et souci du détail.

Exigences et Atouts Supplémentaires

• Expérience de travail avec des organisations ou des communautés autochtones de manière culturellement sécuritaire.
• Capacité à travailler de manière informée sur les traumatismes.
• L’expérience dans le secteur à but non lucratif est considérée comme un atout.

Conditions de travail

• Salaire : de 55 000 $ à 60 000 $
• Travail à distance depuis votre domicile.
• Dans certaines circonstances, des déplacements peuvent être nécessaires pour des rassemblements, des événements et des activités communautaires.
• Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine).

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Comment postuler:

Nous invitons tous les candidats potentiels à soumettre leurs candidatures. À NCIM, nous apprécions les perspectives diverses et les expériences de vie uniques que les candidats apportent. L’expérience de vie est prise en considération lors de la détermination du niveau de qualification individuelle. NCIM est une organisation dirigée et gouvernée par des Autochtones. Les candidats autochtones sont fortement encouragés à postuler. Les candidats non autochtones doivent s’engager à travailler dans le cadre d’une approche antiraciste et axée sur la prise en compte des traumatismes.

Veuillez suivre les instructions suivantes :

• Envoyez votre CV et votre lettre de présentation en un seul document PDF et assurezvous de nommer le fichier avec votre prénom, votre nom de famille et la mention « NCIM
• Administrative Coordinator ». Les candidatures sans lettre de présentation ne seront pas prises en considération.
• Assurez-vous que l’intégralité du document est rédigée en anglais. Les langues autochtones sont les bienvenues en plus de l’anglais.
• Envoyez votre PDF avec en objet « NCIM Administrative Coordinator » à l’adresse [email protected]

La date limite de dépôt des candidatures est fixée à 17 h (HAE) le 17 novembre 2023.

Nous remercions tous(tes) les candidat(e)s pour leur intérêt, cependant, seuls les candidats
sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Les CV reçus seront traités de manière
confidentielle, partagés uniquement avec le comité de sélection et utilisés uniquement à des fins
de sélection pour ce poste.