Assistant(e) logistique, NCIM

La mission du National Council of Indigenous Midwives (NCIM) est de promouvoir l’excellence dans les soins de santé reproductive pour les communautés des Premières nations, des Inuits et des Métis. L’Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l’association professionnelle nationale représentant les sage-femmes et la profession de sage-femme au Canada. Les deux organisations sont gérées de façon autonome, mais partagent des locaux et des ressources. Elles sont toutes les deux dotées d’une équipe de personnes passionnées qui se consacrent au soutien des sage-femmes et de la profession de sage-femme au Canada et dans le monde entier.

Résumé du poste

Sous la direction de la directrice d’opérations, l’Assistant(e) logistique fournira le soutien administratif nécessaire aux opérations et aux projets nationaux du NCIM. Les responsabilités comprennent la réservation des voyages, l’organisation des réunions et des procès-verbaux, la logistique des événements, la préparation des rapports de dépenses, la mise en forme des documents, y compris les contrats, la rédaction de la correspondance et la communication avec les parties prenantes internes et externes. Des responsabilités supplémentaires visant à soutenir les projets et les opérations du NCIM peuvent également être attribuées.

Administration et soutien du bureau

• Assurer la liaison avec l’agence de voyage afin de coordonner la logistique pour des voyages rentables et parfois complexes pour le personnel, les bénévoles et les consultants, au niveau national et international.
• Répondre aux demandes de renseignements généraux sans délais; transmettre les courriels reçus à la personne appropriée, le cas échéant.
• Participer à la programmation des réunions et à la rédaction des procès-verbaux.
• Mettre à jour et conserver les listes des membres de NCIM et des membres de soutien.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la photocopie, la télécopie, l’envoi de courriers et l’archivage.
• Maintenir le système de classement physique et électronique conformément aux politiques de l’organisation.
• Créer et modifier des documents à l’aide de Microsoft Office 365 (SharePoint, Word, Excel, Power Point).
• Fournir du soutien dans l’élaboration de contrats, la description de postes et de mandats.

Administration financière

• Aider à l’examen et à l’achèvement des documents financiers et d’approvisionnement, tels que les avances de voyage, les factures et les rapports de dépenses.
• Vérifier l’exactitude des documents reliés aux contrats et assurer la liaison avec l’équipe financière du CAM, le cas échéant.
• Autres tâches assignées.

Qualifications, compétences et connaissances requises

Chez NCIM, nous reconnaissons que l’expérience se présente sous de nombreuses formes et que la volonté d’apprendre est très importante. Si votre expérience se rapproche à ce que nous recherchons, n’hésitez pas à poser votre candidature.

Les membres des Premières nations, les Inuits et les Métis sont fortement encouragés à poser leur candidature.

• Une formation (de niveau CEGEP ou autre) en administration, en secrétariat ou dans une discipline pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience est exigée.
• Excellent jugement et solides compétences en communication (verbale et écrite).
• Des compétences solides en matière de service à la clientèle (courtoisie, discrétion, flexibilité, diplomatie) et le souci du détail sont essentiels.
• Capacité de maintenir le professionnalisme tout en travaillant sous pression.
• Excellente capacité d’organisation, d’accomplir des tâches multiples, d’autogestion et d’établissement de priorités; capacité à respecter des délais serrés.
• Solides compétences informatiques dans Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Access).

Atouts supplémentaires

• Expérience dans la coordination de la logistique des voyages, au niveau national et international.
• Une expérience de travail avec des organisations ou des communautés autochtones est un atout.
• La maîtrise professionnelle du français est un atout.
• Une expérience dans le secteur à but non lucratif est un atout.

Conditions de travail et lieu

• Poste à distance; la préférence sera donnée aux candidats de Montréal, Québec.
• Poste à temps plein (35 heures/semaine).

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Comment postuler:

Veuillez suivre les instructions suivantes :

• Envoyez votre CV et une lettre de motivation dans un seul document PDF et assurez-vous que vos nom et prénom ainsi que « NCIMLogisticsAssist » sont inclus dans le nom du fichier. Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas prises en considération.
• Envoyez votre document PDF par courrier électronique avec pour objet « NCIM Logistics Assistant Application » à [email protected]
• La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 3 juillet 2023 à 17h, heure de l’Est.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.