Le Pavillon du Canada FAQ

L‘appel est maintenant terminé. 

Foire aux questions (FAQ) 

Quels sont les délais pour la demande et la sélection? 

• NOUVELLE date limite en raison d’une forte demande! Nous accélérons le processus de demande pour le Pavillon du Canada. La date limite est ramenée au lundi 18 mars 2019, à 17 h HE. Les demandes reçues après cette date seront inscrites sur une liste d’attente.
• Mi-avril : Demandes approuvées avisées
• Mai : Les demandes sur la liste d’attente sont informées de tout espace / plage horaire disponible 
• Avril – mai : Les places restantes sont remplies sur une base du premier arrivé, premier servi

Combien de personnes est-il possible d’accueillir? 

• Tables rondes : capacité maximale de 110 personnes (frais additionnels pour le mobilier pour plus de 85 personnes)
• Théâtre : capacité maximale de 75 personnes
• Réception : capacité maximale de 120 personnes (226 personnes pour les événements qui commencent après 18 h) 

Floorplans

Pourriez-vous décrire la capacité et les détails des salles offertes pour les événements? 

« Uber Room » (Lun. – ven.) :

• Places assises, service aux tables : 60
• Places assises, buffet : 85 (110 avec location de mobilier supplémentaire, éventail des coûts : 200 $ – 1 000 $) 
• Réception : 120
• Réception avec atrium : 225
• Places assises, style théâtre : 70-75 
• AV : Écrans de télévision x 2 compris + 12 écrans déroulants et un projecteur (connexion avec un ordinateur portable compatible avec fil HDMI) 
• Microphone 
• Bar dans la salle
• Plancher de danse moyennant supplément (200 $) 

« Wine Room » (Dim. – ven.) :

• Places assises, service aux tables : 40 
• Réception : 50
• Places assises, style théâtre : 36
• Écran de télévision compris 
• Aucun microphone (non nécessaire étant donné les dimensions de la salle, mais disponible moyennant un supplément)
• Pas de bar dans la salle
• Aucune fenêtre

« Harbour Room » (dimanche seulement) :

• Places assises, service aux tables : 60
• Places assises, buffet : 50 
• Réception : 70
• Places assises, style théâtre : 50 
• Aucun écran et microphone compris
• Bar dans la salle 
• Il est possible de louer la salle comme une prolongation de la « Wine Room » moyennant des frais supplémentaires

« Wine & Harbour » (dimanche seulement, ou moyennement un supplément) :

• Places assises, service aux tables : 60 
• Places assises, buffet : 70
• Réception : 120

Pourriez-vous partager des photos des salles offertes? 

• Voir ci-dessous pour plus de détails. 

À quelles dates cet espace est-il disponible? 

• Du dimanche 2 juin au vendredi 7 juin 

Quelles sont les plages horaires disponibles pour tenir un événement? 

Dimanche :

• Milieu d’après-midi : 16 h – 17 h 
• Réception / Dîner : 18 h – 20 h (peut se prolonger jusqu’à 22 h) 

Lundi à jeudi : 

• Petit-déjeuner : 8 h – 9 h 30 
• Milieu d’avant-midi : 10 h 30 – 11 h 30 
• Déjeuner : 12 h 30 – 14 h 
• Milieu d’après-midi : 15 h – 16 h 
• Réception / Dîner : 17 h – 19 h (peut se prolonger jusqu’à 22 h)

Vendredi : 

• Petit-déjeuner : 8 h – 9 h 30
• Milieu d’avant-midi : 10 h – 11 h 

Y a-t-il des frais pour utiliser cet espace? 

• L’utilisation de l’espace est gratuite. Toutefois, il y a des frais pour : 
  • Toute commande de nourriture ou de boisson 
  • Tout système AV requis en plus de ce qui est fourni dans la salle
  • Tout mobilier ou décor en plus de ce qui est fourni dans la salle 
  • Tout mobilier requis pour augmenter le nombre de places assises pour le dîner à plus de 85 personnes
  • Toute signalisation ou impression nécessaire
  • Toute traduction requise
  • Vous avez l’option d’augmenter les dimensions de la salle au coût de 500 $ pour inclure un espace d’atrium (voir les photos de la salle) 
  • Tout personnel additionnel requis sur place pour la mise en place, l’inscription, etc. 
  • Toute gestion / logistique de l’événement en dehors de la mise en place de base 
  • Des frais d’annulation de 500 $ si vous annulez l’événement après la signature du contrat 

Le CanSFE offrira-t-il des services de gestion de l’événement?

• Oui, si vous souhaitez obtenir des services de gestion d’événements, le CanSFE s’est associé à une entreprise de production d’événements primée établie à Vancouver. Pour toute question, veuillez contacter Emma Parston à [email protected]. 

À qui la priorité sera-t-elle accordée pour cet espace? 

• La priorité sera accordée aux membres du CanSFE et aux organisations mobilisatrices de Women Deliver avec une préférence donnée aux demandes faites par plus d’un membre du CanSFE et/ou organisations mobilisatrices de Women Deliver. 
• Lors du processus de sélection, le CanSFE et la MCWD s’efforceront de s’assurer que la programmation globale de l’événement et que les organisations choisies pour tenir des événements offrent une représentation équilibrée des membres du CanSFE et des organisations mobilisatrices de Women Deliver. Une attention sera accordée : aux axes d’intervention, à l’emplacement géographique, aux langues officielles du Canada et à la taille de l’organisation. 
• Nous n’accepterons que les demandes de la part d’organisations canadiennes. Toutefois, les organisations internationales peuvent poser leur candidature si elles sont associées à une organisation canadienne. 

Qui est responsable du processus de sélection? 

• Un comité de sélection qui représente les membres du CanSFE et les organisations mobilisatrices de Women Deliver.

À quelle distance de la Conférence le Pavillon se situe-t-il? 

• Le Pavillon se situe dans l’établissement de Steamworks, à moins de 10 minutes de marche du Centre des congrès de Vancouver, où se tient la Conférence Women Deliver 2019. 

Qu’est-ce qui est fourni avec l’espace? 

• La salle sera agencée avec des tables rondes ou à la manière d’une réception ou d’un théâtre (voir les plans de niveau). 
• Veuillez consulter les détails des salles pour voir quel système AV est compris dans chaque espace. 

Puis-je commander de la nourriture et de la boisson? 

• Vous pourrez choisir des menus établis à prix fixe selon le type de service recherché – amuse-gueules, réception, buffet, etc. Le CanSFE vous facturera les coûts de la nourriture et de la boisson. 
• Vous aurez l’option de bonifier vos menus, si vous le souhaitez, avec l’aide de notre équipe de planification d’événements (des frais supplémentaires s’appliquent).
• La facturation de la nourriture et de la boisson sera gérée et traitée par l’entremise du CanSFE à l’exception des achats d’alcool, qui vous seront directement facturés ou offerts sous forme de bar payant.

Que puis-je apporter dans la salle? 

• Vous pouvez apporter tout ce qui peut entrer et sortir en une heure et qui entre dans la salle. 
• Un temps de chargement et de déchargement supplémentaire sera considéré sur la base du cas par cas moyennant des frais additionnels. 
• La nourriture et la boisson doivent être commandées dans cet établissement. 

Aurai-je un espace privé? 

• Votre espace est privé, mais situé dans un restaurant public. 
• L’entrée et la zone d’accueil pour vos invités ne sont pas privées. 

Quels autres événements se dérouleront sur les lieux? 

• Tous les événements sont en cours de planification. Référez-vous à la question 9 pour de plus amples détails sur les organisations auxquelles la priorité sera accordée. 

Quel sera le processus d’accueil pour mes invités? 

• Le CanSFE disposera d’un personnel d’accueil qui pourra diriger les invités dans chacune des salles du Pavillon. 
• Toute autre exigence requise en plus du personnel d’accueil, comme l’inscription, la distribution de porte-noms, etc., sera sous la responsabilité de votre équipe. Ces services peuvent également être offerts par notre équipe de planification d’événements (des coûts supplémentaires s’appliquent). 

Le CanSFE et la MCWD vont-ils promouvoir notre

événement auprès de leurs membres et des organisations mobilisatrices? 

• Le CanSFE et la MCWD seront heureux de promouvoir les événements tenus au Pavillon. 

L’appel est maintenant terminé. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de plus d’information. 

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