Adjoint.e administratif.ve, programmes et volontariat
L’OPPORTUNITÉ
Le poste d’Adjoint.e administratif.ve, programmes et volontariat est essentiel pour fournir des services administratifs et financiers vitaux à l’équipe de mobilisation des volontaires et à l’ensemble du département du programme au Canada. Ce poste requiert une personne très organisée et méticuleuse, ainsi qu’un esprit d’équipe capable d’équilibrer l’efficacité et le souci du détail afin d’assurer un flux de travail fluide entre les multiples étapes administratives et les membres de l’équipe. Ce poste relève du Gestionnaire, mobilisation des volontaires, et soutient étroitement les autres gestionnaires et la directrice des programmes.
COMMENT VOUS AUREZ UN IMPACT
Gestion des tâches administratives et financières pour l’équipe de mobilisation des volontaires (60%)
- Gérer avec diligence les demandes de paiement des volontaires, en veillant à ce qu’elles soient traitées rapidement dans les délais prévus, conformément aux politiques de Carrefour, ainsi qu’aux conditions et taux établis pour les volontaires.
- Calculer et coordonner les indemnités de paiement mensuelles pour les volontaires en veillant au respect des politiques de Carrefour, des conditions et des taux pour les volontaires.
- Préparer les réconciliations mensuelles des cartes de crédit pour l’équipe de mobilisation des volontaires, avec une documentation financière précise.
- Préparer les demandes de paiement mensuelles pour les fournisseurs de services de l’équipe de mobilisation des volontaires (par exemple, fournisseur d’assurance voyage, MyBackCheck, clinique de voyage, etc.
- Traduire des documents simples (lettres, mémos, courriels, etc.) entre l’anglais et le français.
- Contribuer à la coordination des activités des volontaires, y compris l’orientation, la formation et l’évaluation.
- Tenir à jour les dossiers des volontaires.
Soutien administratif et financier à la gestion des programmes (35%)
- Soutenir la préparation de réunions, y compris la logistique, les calendriers, les communications, les invitations, la préparation du matériel et le classement de documents
- Contribuer à l’organisation des déplacements du personnel et des consultants au Canada et à l’étranger.
- Aider à la planification, à l’organisation et à la mise en œuvre des activités de la programmation, tels que les événements et les projets.
- Préparer les réconciliations mensuelles des cartes de crédit avec une documentation financière précise.
- Traduire des documents simples (lettres, mémos, courriels, etc.) entre l’anglais et le français.
- Participer à la préparation, à la révision et à l’amélioration de la mise en forme de documents (présentations PowerPoint, tableaux, graphiques, etc.).
Soutien administratif général pour le bureau de Montréal (5%)
- Contrôler l’inventaire et les fournitures du bureau et assurer le réapprovisionnement si nécessaire, avec l’approbation de la Directrice des programmes.
- Coordonner l’entretien de l’équipement et le soutien informatiques pour le bureau de Montréal.
- Assurer la liaison avec le point de contact administratif du propriétaire du bureau.
- Servir de point focal pour l’orientation des nouveaux membres du personnel en ce qui concerne les procédures administratives du bureau de Montréal.
CE QUE VOUS APPORTEREZ À CARREFOUR
- Diplôme postsecondaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Au moins deux ans d’expérience administrative.
- Solide connaissance des systèmes et procédures administratives.
- Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle.
- Excellentes compétences organisationnelles avec un souci du détail et un dévouement au contrôle de la qualité.
- Maîtrise des logiciels et des technologies, notamment Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, etc.).
- Bilinguisme (français et anglais) requis.
- Expérience des programmes internationaux ou d’envoi de volontaires, un atout majeur.
QUALITÉS ESSENTIELLES
- Engagement en faveur de l’inclusion, de l’équité/égalité, de la diversité et de l’autonomisation.
- Passion pour la croissance, le développement et l’apprentissage.
- Innovation, créativité, collaboration.
- Organisation, autonomie et initiative avec une capacité à gérer des échéances concurrentes de manière efficace pour respecter des délais serrés.
- Capacité à travailler de manière indépendante et à collaborer efficacement au sein d’une équipe répartie sur plusieurs sites géographiques.
- Désir de changement, capacité d’adaptation et enthousiasme pour un environnement de travail flexible et en pleine croissance.
- Solides compétences en matière d’organisation, d’administration, de communication et de relations interpersonnelles.
CE QUE NOUS OFFRONS
- Un environnement de travail équitable, inclusif et collaboratif où vous avez la possibilité d’avoir un impact quotidien.
- Un encouragement enthousiaste à se développer tant sur le plan personnel que professionnel, en tirant parti d’un éventail de possibilités d’apprentissage et de développement offertes à notre personnel.
- Un modèle de travail hybride qui vous permet de profiter des avantages du travail au bureau et du travail à distance.
- Un excellent régime d’avantages sociaux compétitif pour vous et les personnes à votre charge.
- 3 semaines de vacances payées, 3 semaines de congé de bien-être et 3 jours de congé de développement professionnel.
- Des augmentations annuelles liées au coût de la vie, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, et des révisions de l’équité salariale tous les trois ans.
CONDITIONS ESSENTIELLES
L’ORGANISATION
Carrefour International est une importante agence canadienne de coopération volontaire qui, depuis plus de 60 ans, fait progresser l’égalité des femmes et des filles et éradique la pauvreté dans certains des pays les plus pauvres d’Afrique. Carrefour investit dans des organisations partenaires locales dans 9 pays qui sont les mieux placées pour répondre aux besoins de leurs communautés. Avec elles, nous pilotons des approches innovantes, et donnent aux femmes et aux filles les moyens de devenir des leaders et de vivre sans violence. Chaque année, Carrefour engage des centaines de volontaires et d’employé.e.s expérimenté.e.s du Nord et du Sud qui mettent leur expertise au service de la lutte contre la pauvreté et les inégalités. Les plus de 50 employé.e.s de l’organisation sont basé.e.s au Canada, au Sénégal, au Ghana et en Tanzanie, et les volontaires de Carrefour remplissent plus de 100 mandats par an.
Carrefour s’engage à respecter les principes et les valeurs d’accès et d’équité. Les candidats.es issus.es de groupes divers sont encouragés.ées à postuler.
Carrefour s’engage également à prévenir et à traiter les cas d’inconduite sexuelle et à promouvoir l’antiracisme. À cette fin, l’organisation est signataire de l’Engagement des leaders de Coopération Canada à prévenir et à combattre l’inconduite sexuelle et du Cadre sur l’antiracisme du secteur de la coopération internationale du Canada.
NOTRE VISION
UN SEUL MONDE où la pauvreté est éliminée, où l’égalité prévaut et où les droits des femmes et des filles sont respectés.
Comment postuler:
Si vous souhaitez rejoindre une organisation de développement international dynamique, veuillez soumettre votre CV et votre lettre de motivation dans un seul document (Word ou PDF) avant 17h HE le 9 février, 2024 par e-mail à [email protected]. Les candidatures doivent inclure « Adjoint.e administratif.ve, Programmes et Volontariat – Votre nom » dans la ligne d’objet de l’e-mail. Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas prises en compte. Vous n’êtes pas sûr d’avoir tout ce que nous demandons, mais vous savez que vous pouvez avoir un impact important ? Racontez-nous votre histoire et nous nous ferons un plaisir d’étudier votre candidature.
Carrefour est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. Les procédures de recrutement et de sélection reflètent cet engagement. Carrefour s’engage à promouvoir la diversité au sein de son personnel et les personnes issues de tous les groupes minoritaires sont encouragées à poser leur candidature.
Nous remercions d’avance tous.tes les candidats.es, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.
