Adjoint(e) Adminstratif(ve) – NCIM

Lieu de travail : Montréal, Québec
Rend compte au : Directrice Générale, NCIM
Contrat : Temps plein (35 heures par semaine)

Contexte
L’Association canadienne des sages-femmes (ACSF) est l’association professionnelle nationale représentant les sages-femmes et la profession de sage-femme au Canada. La mission du National Council of Indigenous Midwives (NCIM) est de promouvoir l’excellence dans les soins de santé reproductive pour les communautés des Premières nations, des Inuits et des Métis. Les deux organisations sont gérées de façon autonome, mais partagent des locaux et des ressources. Elles sont toutes les deux dotées d’une équipe de personnes passionnées qui se consacrent au soutien des sages-femmes et de la profession de sage-femme au Canada et dans le monde entier.   

Résumé du poste 
Sous la direction de la Directrice générale du NCIM, l’adjoint(e) administratif(ve) fournira le soutien administratif et de bureau nécessaire au NCIM. La personne qualifiée s’occupera du travail de bureau, de la saisie des données et d’autres fonctions de soutien administratif, et servira de point de contact pour les informations destinées à l’organisation et provenant de celle-ci. Les responsabilités incluront la réservation des voyages et la logistique des réunions, la préparation des notes de frais, la rédaction des procès-verbaux, la mise en forme des documents, la rédaction de la correspondance et la communication avec les parties prenantes internes et externes. 

Tâches et responsabilités principales 
Administration et soutien du bureau 

• Coordonner une logistique de voyage rentable et parfois complexe pour le personnel, les bénévoles et les consultants, au niveau national et international. 
• Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour la réservation des vols et de l’hébergement. 
• Répondre aux demandes de renseignements généraux sans délais ; transmettre les courriels entrants à la personne appropriée, le cas échéant. 
• Aider à programmer des réunions pour le personnel des NCIM en utilisant des sondages ou d’autres outils pour rationaliser les réservations et à rédiger les procès-verbaux et les notes.
• Mettre à jour et conserver les listes des membres et des membres de soutien de NCIM. 
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la photocopie, la télécopie, l’envoi de courriers et le classement. 
• Maintenir un système de classement papier et électronique conformément aux politiques de l’organisation. 
• Créer et modifier des documents à l’aide de Microsoft Office 365 (SharePoint, Word, Excel, Power Point). 
• Fournir un soutien administratif à l’élaboration de contrats, de descriptions de poste et de mandats.
• Travailler avec les communautés indigènes et les membres de la communauté avec une approche tenant compte des traumatises et culturellement sécuritaire.
• Travailler avec le personnel autochtone avec une approche tenant compte des traumatises et culturellement sécuritaire.

Administration financière 

• Contribuer à l’examen et à l’achèvement des documents financiers et d’approvisionnement, tels que les avances de voyage, les factures et les notes de frais. 
• Vérifier l’exactitude des documents d’approvisionnement et assurer la liaison avec l’équipe financière du CAM, le cas échéant. 
• Autres tâches assignées.

Qualifications, connaissances et compétences requises

•  Une formation (de niveau CEGEP ou autre) en administration, en secrétariat ou dans une discipline pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience est requise. 
• Expérience de la coordination de la logistique des voyages, au niveau national et international. 
• Excellent jugement et solides compétences en matière de communication (verbale et écrite). 
• Des compétences solides en matière de service à la clientèle (courtoisie, discrétion, flexibilité, diplomatie) et le souci du détail sont essentiels. 
• Capacité à rester calme et professionnel tout en travaillant sous pression. 
• Excellente capacité d’organisation, de gestion de tâches multiples, d’autogestion et d’établissement de priorités ; capacité à respecter des délais serrés. 
• Solides compétences informatiques dans Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Access). 

Atouts

• Une expérience de travail avec des organisations ou des communautés autochtones est un atout majeur.
• Capacité à travailler dans le respect de la culture et en tenant compte des traumatismes. 
• Une expérience dans le secteur à but non lucratif est considérée comme un atout. 

Conditions de travail

• Travail à distance à partir de votre bureau à domicile.
• Dans certaines circonstances, des déplacements peuvent être nécessaires pour des rassemblements, des événements et des activités communautaires.
• Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine).

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Comment postuler:

Nous invitons tous les candidat(e)s potentiel(le)s à soumettre leur candidature. Au NCIM, nous apprécions les perspectives diverses et les expériences vécues uniques que les candidat(e)s apportent à la table. L’expérience vécue est prise en considération pour déterminer le niveau de qualification individuel. Le NCIM est une organisation dirigée et gouvernée par des autochtones. Les candidat(e)s autochtones sont vivement encouragé(e)s à postuler. Les candidat(e)s non autochtones doivent s’engager à travailler dans un cadre anti-oppressif.

Pour rappel, les candidat(e)s ne sont pas tenu(e)s de posséder toutes les qualifications énumérées ci-dessus pour postuler. Si vous avez des questions concernant les qualifications ou l’offre d’emploi, veuillez contacter le NCIM à l’adresse suivante : [email protected]

Veuillez suivre les instructions suivantes :

• Envoyez votre CV et une lettre de motivation dans un seul document PDF et assurez-vous que vos nom et prénom ainsi que le texte « NCIM-AdjointAdministratif » sont inclus dans le nom du fichier.
• Envoyez votre document PDF par courrier électronique avec l’objet « NCIM-AdjointAdministratif” à [email protected]

*La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 17 septembre 2023 à 17h, heure de l’Est.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt, mais seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Les CV reçus resteront confidentiels, ne seront communiqués qu’au comité de sélection et ne seront utilisés qu’aux fins de la sélection pour ce poste.