Adjoint·e à la direction

Poste : Adjoint·e à la direction

Statut : Contrat d’un an à temps plein, avec possibilité de prolongation

Lieu : Télétravail, au Canada

Sous la responsabilité de : Cheffe de la direction

Superviseure immédiate : Directrice, initiatives stratégiques

Rémunération : 61 020 $

Le CanSFE est à la recherche d’un·e adjoint·e à la direction (AD) pour un contrat d’un an à temps plein. La personne retenue offrira un soutien administratif et organisationnel à la direction générale, notamment en coordonnant les réunions, en gérant les agendas et les courriels, et en appuyant l’équipe de direction dans ses responsabilités logistiques et programmatiques. L’AD joue un rôle clé en offrant un soutien centralisé à l’ensemble des services et des équipes. La personne idéale sait gérer des activités complexes sur plusieurs dossiers tout en respectant des délais serrés. Elle possède également de l’expérience en communication, en organisation d’événements et en logistique, ainsi qu’en gestion des opérations internes et en gouvernance du conseil d’administration.

À PROPOS DU CANSFE

Le Partenariat canadien pour la santé des femmes et des enfants (CanSFE) regroupe plus de 100 organisations non gouvernementales (ONG), organisations de la société civile (OSC), établissements universitaires, associations professionnelles de la santé et entreprises privées qui s’engagent à faire avancer la santé et les droits des femmes, des enfants et des adolescent·es dans plus de 1 000 communautés à l’échelle mondiale. En mettant en commun l’expertise et l’engagement de ces organisations et de ces particuliers, le CanSFE aspire à un monde où les femmes, les enfants et les adolescent·es, dans toute leur diversité, peuvent s’épanouir pleinement en santé.

Le CanSFE est une organisation virtuelle, dont l’équipe travaille à distance depuis des bureaux à domicile partout au Canada. Les ressources humaines, la gestion financière et l’ensemble des fonctions de l’organisation sont assurées dans un environnement de travail virtuel dynamique. Nous avons fait preuve d’intentionnalité dans la mise en place de notre organisation virtuelle et nous savons que des compétences telles que l’adaptabilité, la résolution de problèmes et la capacité à sortir des sentiers battus sont des qualités essentielles pour s’épanouir au sein de notre équipe. Nous nous engageons à cultiver un environnement qui valorise la transparence, l’attitude positive et l’ambition. Vous serez un excellent atout pour notre équipe si vous vous considérez comme « un bâtisseur » ou « une bâtisseuse » et si vous cherchez à renforcer l’esprit de communauté et les relations.

DESCRIPTION DU POSTE

L’adjoint·e à la direction contribue à améliorer l’efficacité globale de l’organisation en offrant un soutien administratif stratégique et des services de secrétariat à la cheffe de la direction. La personne idéale est polyvalente, ingénieuse, autonome et à l’aise avec la technologie. Elle se distingue par son professionnalisme, son souci du détail et son sens de l’initiative. Organisée et efficace dans la gestion de son temps, elle traite les dossiers confidentiels avec le plus grand tact.

RESPONSABILITÉS

Responsabilités – adjoint·e à la direction

• Gérer les communications par courriel et la boîte de réception avec les parties prenantes de haut niveau, y compris le conseil d’administration, les membres du CanSFE, les responsables politiques et les bailleurs de fonds. Cela comprend le tri des courriels, la rédaction de réponses, le classement des messages et l’engagement proactif de la haute direction et de l’équipe, au besoin.
• Coordonner et gérer la logistique des déplacements de la cheffe de la direction, du conseil d’administration et du personnel, y compris la réservation du transport et de l’hébergement, la coordination avec les agences d’accueil locales, l’obtention des visas, et les inscriptions aux événements, tout en assurant une communication fluide.
• Coordonner l’ensemble de la logistique et de la planification des vidéoconférences, des téléconférences, des webinaires, des réunions en présentiel du personnel et des parties prenantes (p. ex., réunions du conseil d’administration). Cela inclut la création de sondages Doodle, l’envoi des invitations, le suivi des présences et la préparation des ordres du jour.
• Offrir un soutien administratif et technique de base pour les réunions dirigées par la cheffe de la direction ou la haute direction, y compris la prise de notes ou de procès-verbaux, le partage d’écran, la gestion des sondages Zoom et la préparation des rapports de réunion.
• Offrir un soutien pour les réunions et événements en personne, en assurant la coordination avec les sites et les traiteurs, en gérant les contrats et les signatures, et en facilitant la logistique avec les commanditaires.
• Autres tâches en fonction des besoins.

Responsabilités – opérations et finances

• Participer à la préparation des documents requis et à l’analyse des coûts liés aux dépenses de la cheffe de la direction et du personnel.
• Faire le rapprochement des dépenses effectuées avec les cartes de crédit de l’entreprise et des demandes de remboursement des frais de la cheffe de la direction.
• Coordonner les paiements des fournisseurs et des sous-traitants en soutenant le processus d’appel d’offres pour les nouveaux partenaires, en préparant les demandes de paiement, en traitant les factures, en obtenant les approbations nécessaires et en classant les états de frais de déplacement, les factures et les feuilles de temps.
• Superviser la gestion et l’organisation des dossiers, en s’assurant que tous les contrats sont classés correctement et facilement accessibles.
• Organiser et maintenir le système de classement virtuel du bureau.
• Autres tâches en fonction des besoins.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

• Engagement envers les valeurs, la mission et la vision du CanSFE.
• Expérience avérée en tant qu’adjoint·e de direction, de projet ou d’administration dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Excellentes compétences en organisation, en gestion des tâches et en résolution de problèmes, avec une grande capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à structurer efficacement la charge de travail quotidienne.
• Excellente maîtrise des technologies, avec une aisance ou une expérience avérée dans l’utilisation d’outils en ligne tels que MS Office et la suite Google (Google Drive, Gmail, Google Calendar, etc.).
• Solides compétences en communication écrite et orale, y compris en rédaction professionnelle, avec la capacité de s’adresser efficacement à divers publics, tels que le conseil d’administration, les bailleurs de fonds et les membres.
• Expérience de travail dans un environnement virtuel.
• Grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et grand professionnalisme, faisant preuve de tact, de discrétion et d’un sens aigu de la confidentialité.
• Débrouillardise et capacité à travailler efficacement avec un minimum d’orientation ou d’informations.
• Prendre des initiatives et avoir l’esprit d’équipe.

COMPÉTENCES SOUHAITÉES

• Expérience dans le secteur à but non lucratif.
• Bilinguisme (français/anglais).
• Expérience en matière de facilitation et de prise de parole en public.

NOS AVANTAGES

• Travail à distance
• Équipe compétente, performante et sympathique
• Rémunération de base compétitive
• Régime d’assurance maladie, dentaire et optique
• Contribution à un régime de retraite
• Allocation bien-être
• Indemnité de vacances compétitive

Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes capacités. Si vous avez besoin d’un accommodement ou d’une mesure d’adaptation, veuillez le préciser dans votre candidature.

Le CanSFE prône l’égalité des chances en emploi. Il est attaché à l’égalité et à la diversité sous toutes ses formes, y compris la race, le genre, l’orientation sexuelle, la religion, l’origine ethnique, la nationalité, la capacité et tous les autres critères protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario. Le CanSFE encourage tout particulièrement les personnes qualifiées de diverses communautés à poser leur candidature, notamment les jeunes, les personnes autochtones, les nouveaux arrivants, les minorités visibles, les femmes, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés LGBTQ2I.

Le CanSFE ne tolère aucune forme de harcèlement, de coercition, d’exploitation sexuelle ou de maltraitance. Toutes les offres d’emploi sont conditionnelles à la signature de la Politique des ressources humaines.

Le personnel doit être basé au Canada, avoir le droit d’y travailler et être en mesure de se déplacer pour le travail.

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Comment postuler:

Due to a high volume of applications this posting will close January 31, 11:59pm ET.

Veuillez nous faire parvenir votre candidature par l’intermédiaire de Charity Village en cliquant sur ce lien.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettent leur candidature. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes sélectionnées pour la prochaine étape du processus de recrutement. Pour toute question, nous vous invitons à nous écrire à [email protected].