Élaboration d’une note d’orientation pour optimiser la mobilisation du public lors d’événements en personne

1. Contexte

Le Partenariat canadien pour la santé des femmes et des enfants (CanSFE) est à la recherche d’une consultante ou d’un consultant pour rédiger une note d’orientation sur la tenue d’événements en personne favorisant l’efficacité de la mobilisation du public. Cette note vise à fournir aux membres du CanSFE des conseils pratiques, des astuces et des approches éprouvées pour maximiser l’impact de leurs activités de mobilisation du public. Elle les aidera à faire rayonner leur travail et à soutenir les objectifs plus larges du secteur du développement international et de la santé mondiale, notamment en ce qui concerne les exigences en matière de communication de rapports à Affaires mondiales Canada (AMC).

Depuis la pandémie, la tenue d’événements en personne a évolué avec la montée des interactions virtuelles et l’évolution des attentes du public. Cette note d’orientation abordera ces défis et proposera aux membres des stratégies pour optimiser la participation, l’engagement et les résultats dans un contexte événementiel en pleine évolution.

2. Description et portée du projet

2.1 Objectifs 

Le CanSFE souhaite collaborer avec une consultante ou un consultant pour élaborer une note d’orientation complète et pratique, comprenant au minimum les sections suivantes :

• Constats et leçons : Une synthèse des principaux apprentissages issus :
  1. des événements de mobilisation du public en personne du CanSFE dans la dernière année;
  2. du partenariat du CanSFE avec le WickFest et des activités de mobilisation organisées pendant le tournoi/festival; et
  3. des recherches et de l’expertise de la consultante ou du consultant dans le domaine.
• Bonnes pratiques et recommandations : stratégies d’organisation et de mise en œuvre d’événements de mobilisation du public en personne ayant un grand impact.
• Recommandations en matière de ressources : des outils et des approches pour soutenir les membres dans la planification et la mise en œuvre de leurs événements.

2.2 Public cible 

Le public cible de cette note d’orientation comprend :

• Les organisations membres du CanSFE
• Les praticiennes et praticiens ainsi que les professionnelles et professionnels œuvrant dans les domaines du développement international et de la santé mondiale
• Les spécialistes de la mobilisation du public responsables de la communication de rapports à AMC

2.3 Principales questions à traiter

• Quelles sont les meilleures stratégies pour favoriser la participation et l’engagement du public lors d’événements de mobilisation en personne dans le contexte postpandémique?
• Quelles approches novatrices peuvent maximiser l’impact des événements en personne et promouvoir les objectifs en santé mondiale et en développement international?
• Quelles sont les stratégies les plus efficaces pour intégrer un volet pédagogique aux événements de mobilisation du public?
• Comment les expériences des récents événements et partenariats du CanSFE, comme le WickFest, peuvent-elles servir à améliorer les pratiques du secteur?
• Comment les exigences en matière de communication de rapports d’AMC peuvent-elles être intégrées à la planification et à la mise en œuvre de ces événements?

3. Échéancier du projet

3.1 Date de remise finale 

La version finale de la note d’orientation doit être remise au CanSFE au plus tard le lundi 10 mars 2025 à 23 h 59 HAE. La conception graphique et la traduction se feront après la remise de la version finale.

3.2 Échéancier détaillé

• Semaine du 6 janvier 2025
  • Publication de la demande de propositions 
• Semaine du 27 janvier 2025
  • Sélection de la consultante ou du consultant et finalisation du contrat
  • Première rencontre avec le CanSFE pour évaluer la portée du projet, les livrables et les recherches disponibles
• Semaine du 3 février 2025
  • Rencontre avec le CanSFE pour faire le point sur l’état d’avancement du projet et en réviser le plan
• Semaine du 17 février 2025
  • Présentation et révision du document provisoire (~75 % d’achèvement)
  • Rétroaction du CanSFE et peaufinage du contenu
• 3 mars 2025
  • Remise de la version finale pour révision par le CanSFE
• Semaine du 10 mars 2025
  • Traduction et conception graphique (prises en charge par le CanSFE)
• Semaine du 17 mars 2025 
  • Lancement du document

4. Budget

4.1 Exigences 

Toutes les propositions doivent inclure une estimation des coûts pour réaliser les tâches décrites dans la description et la portée du projet. Le CanSFE fournira : 

• La traduction française de la note d’orientation
• La conception graphique de la note d’orientation
• Le soutien technique et logistique lors des rencontres
• Un exemplaire de toutes les ressources et conclusions pertinentes compilées à ce jour

4.2 Transparence 

Tous les coûts et les honoraires doivent être clairement détaillés dans la proposition. Si la consultante ou le consultant prévoit de confier une partie du travail en sous-traitance, cela doit être indiqué dans la proposition, en fournissant le nom et une brève description des organisations concernées. Les propositions doivent être forfaitaires.

5. Compétences requises 

Les consultantes et les consultants doivent fournir les éléments suivants dans leur proposition pour qu’elle soit prise en considération :

• Une description de l’expérience et des compétences en mobilisation du public, en organisation d’événements et dans les domaines du développement international et de la santé mondiale.
• Des exemples ou un portfolio de notes d’orientation techniques, de publications ou de recherches pertinentes démontrant leur expertise.
• Nom(s) de la / des personne(s) consultante(s) participant au projet.
• Témoignages d’anciens clients.
• Une proposition de table des matières pour la note d’orientation.
• Une brève présentation de l’expérience ou des connaissances liées à Affaires mondiales Canada (un atout important).

6. Critères d’évaluation

Le CanSFE évaluera toutes les propositions en fonction des critères suivants :

• Expertise : évaluation des compétences techniques et professionnelles de la consultante ou du consultant.
• Expérience : les candidatures seront évaluées en fonction de leur expérience pertinente à la portée du projet.
• Réalisations : évaluation des réalisations passées et des exemples pertinents en lien avec le sujet traité.
• Qualité-prix : évaluation du rapport qualité-prix de la proposition.

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Comment postuler:

Déposer une proposition 

7.1 Date limite 

Toutes les propositions en réponse à cette demande doivent être envoyées au plus tard à 23 h 59 HAE le vendredi 24 janvier 2025. Les propositions seront examinées au fur et à mesure de leur réception. La sélection finale pourrait être effectuée avant la date limite. 

7.2 Avis – Nous communiquerons avec la personne retenue et avec les autres soumissionnaires au plus tard le mardi 28 janvier 2025.

7.3 Coordonnées – Les soumissionnaires doivent faire parvenir leur proposition à l’attention de :

Amber St. Louis

Directrice, communications 

[email protected]