Mandat de consultation – Appui logistique Rencontre internationale en Colombie

Projets Voix et leadership des femmes (VLF)

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CONTEXTE
Oxfam-Québec accompagne la mise en œuvre de six (6) projets Voix et leadership des femmes 
(VLF) dans neuf (9) pays : Bénin et Burkina Faso, Colombie, Honduras, Maroc, Moyen-Orient (Irak, 
Jordanie, Liban) et Tunisie. Ces projets visent à renforcer les capacités organisationnelles 
d’organisations de femmes et féministes, à accroître leur impact et à renforcer les alliances et du 
plaidoyer en faveur du plein exercice des droits des femmes et des filles. Les projets, d’une durée 
de 3 à 6 ans, sont réalisés avec l’appui financier d’Affaires mondiales Canada (AMC). 

Lors de la conception de ces projets, une rencontre d’apprentissage était prévue afin de les 
regrouper, initialement au Canada mais, pour différentes considérations, le rassemblement se 
fera en Colombie, du 17 au 21 septembre 2023. Cette rencontre vise à créer des espaces de 
partage et d’apprentissage entre les équipes des 6 projets VLF et des représentantes 
d’organisations de défense des droits des femmes (ODDF) participantes. La rencontre se veut 
également un espace d’analyse voire de cocréation de nouvelles idées et compréhensions sur les 
conditions d’exercice des droits des femmes dans les différents contextes. Elle s’attardera 
également aux approches de renforcement de capacités organisationnelles déployées dans les 
projets ainsi qu’aux stratégies de plaidoyer afin de favoriser l’application de politiques publiques 
sensibles au genre. La rencontre internationale espère favoriser des liens et du réseautage entre 
les organisations participant aux projets VLF. Elle devrait également permettre d’identifier des 
repères communs pour les stratégies d’apprentissage et d’évaluation finale féministe afin de 
démontrer l’impact de ces projets et de fournir des informations pertinentes tant aux 
organisations participantes que pour le développement de futurs projets. 

La rencontre internationale (RI) VLF en Colombie se déroulera dans la région de Bogota et 
regroupera une trentaine de personnes, représentantes des ODDF et des équipes des 6 projets 
accompagnés par Oxfam-Québec (soit en moyenne 3 à 5 personnes par pays ou projet selon le 
cas). La rencontre d’une durée de 4,5 jours est prévue du 17 au 21 septembre 2023. Elle se 
déroulera dans le même lieu et à la suite de la rencontre nationale de VLF-Colombie. Une session 
de synergie est prévue le dimanche 17 septembre (après-midi et soirée) afin de favoriser la
rencontre entre les 15 organisations de femmes appuyées par VLF-Colombie et les participantes 
des autres projets. 

Oxfam-Québec souhaite donc recruter une personne consultante en Colombie pour l’appuyer 
dans l’organisation logistique de cet événement international.

DESCRIPTION DU MANDAT
En conformité avec les politiques, les normes et les procédures d’Oxfam, la personne en appui 
logistique aura les responsabilités suivantes :

• Élaborer et maintenir à jour la liste complète des aspects logistiques de la réunion
  internationale.
• Soutenir les équipes des différents pays (Bénin, Burkina Faso, Jordanie, Irak, Liban et 
  Tunisie) pour la finalisation de leur processus de demande de visa pour la Colombie (suivi 
  de demandes en ligne avec les consulats respectifs, facilitation des paiements en ligne, 
  réponses aux questions, etc.)
• Soutenir les équipes des différents pays pour l’acquisition de leurs billets d’avion vers la 
  Colombie en collaboration avec le comité organisateur (rapport qualité/prix, durée 
  suffisante des escales, escales ne requérant pas de visa supplémentaire, etc.); élaborer et 
  actualiser un tableau de suivi des arrivées et départs.
• Finaliser (le cas échéant) la négociation du contrat avec le lieu de l’événement et 
  l’hébergement des participant.e.s.
• Se coordonner avec le lieu de l’événement et le visiter au préalable pour s’assurer que 
  l’espace requis est adéquat, préparé et entièrement fonctionnel.
• Coordonner les repas et collations pour l’événement (conformément à l’ordre du jour et 
  en tenant compte des restrictions alimentaires des participant.e.s).
• Assurer la production des documents nécessaires à la réunion (incluant le kit des 
  participant.e.s, bannières (à confirmer), programme ou tout autre document d’appui).
• Acheter les articles nécessaires pour la réunion après consultation avec Oxfam-Québec 
  (porte-noms, stylos, marqueurs, tableaux à feuilles mobiles, post-it, etc.).
• S’assurer que les autres équipements nécessaires (microphones, imprimante, projecteur, 
  ordinateur) sont en place et fonctionnels (soit fournis par l’hôtel, soit achetés ou apportés 
  par Oxfam).
• Finaliser (le cas échéant) la négociation du contrat avec le service d’interprètes basé en 
  Colombie et se coordonner avec les interprètes lors de l’événement pour s’assurer qu’ils 
  et elles disposent de l’équipement nécessaire pour assurer un service optimal.
• Gérer les aspects logistiques de l’organisation d’une séance de discussion en mode 
  hybride (le cas échéant) impliquant des participant.es à l’international (son, projecteur, 
  connexion).
• Élaborer des scénarios incluant un estimé des coûts et coordonner tous les arrangements 
  logistiques selon le scénario retenu par Oxfam pour : une soirée festive colombienne (dimanche 17 sept) et une visite socio-culturelle et souper en ville (mercredi 20 sept – à confirmer)
• Établir un plan de transport sécuritaire et faire les arrangements nécessaires pour le 
  transit de chaque participant-e entre l’aéroport et le lieu de et l’événement.
• Fournir tout autre soutien logistique ou administratif nécessaire.
• Du 17 au 21 septembre, être la principale personne de contact sur place pour la logistique, 
  en collaboration avec le comité organisateur de l’événement (coordination avec les 
  participant.e.s en cas de retard, de vol, ou de problèmes Internet, coordination avec le 
  site ou Oxfam pour un soutien approprié, etc.)
• Gérer le budget et suivre les dépenses/transactions conformément aux politiques 
  d’Oxfam-Québec et en collaboration avec l’équipe de coordination de l’événement (sur 
  place) et la responsable des finances (au Québec) (archivage des pièces justificatives, etc.)
• Informer régulièrement Oxfam des progrès réalisés et des difficultés rencontrées.

COORDINATION ET COLLABORATION AU COURS DU MANDAT
La personne consultante devra établir une coordination et une collaboration étroite avec :

• Le comité organisateur de la rencontre internationale VLF en Colombie, plus spécialement avec Laura Fortin et Julie Perreault
• Certains aspects du travail pourront exiger une coordination avec la coordonnatrice du projet VLF-Colombie et/ou Oxfam Colombie afin d’assurer les synergies requises.

DURÉE ET LIEU
Ce mandat sera réalisé durant la période de trois (3) mois allant du 24 juillet au 6 octobre 2023 pour une durée d’environ 30 à 40 jours de travail.

Le mandat se réalisera à Bogota, en Colombie. Du 17 au 21 septembre 2023, la personne 
consultante sera logée sur le site de l’événement et les dépenses afférentes d’hébergement et de 
repas seront prises en charge par le budget de l’événement/Oxfam-Québec.

VALEUR DU CONTRAT ET MODALITÉS DE PAIEMENT
La valeur du contrat sera discutée avec la personne retenue sur la base de sa soumission. La 
personne consultante doit pouvoir recevoir une rémunération d’une source étrangère. Les 
paiements se feront sur une base mensuelle par virement bancaire international.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES

• Expérience avérée en matière de planification de conférences, de gestion d’événements et d’appui logistique.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et d’organisation
• Pensée créative, volonté d’obtenir des résultats et engagement fort.
• Capacité à travailler avec des équipes diversifiées, multiculturelles et pluridisciplinaires
• Excellentes aptitudes à la communication, incluant une capacité à rédiger de manière claire et concise en plus de posséder de bonnes aptitudes à la communication orale.
• Parler couramment l’espagnol. Maîtrise de l’anglais ou du français requise. Maîtrise d’une troisième langue (anglais ou français), un atout.

PREVENTION EN MATIÈRE DE HARCÈLEMENT, EXPLOITATION ET ABUS SEXUELS 
Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son 
code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque 
d’intégrité, la corruption et la fraude. Pour ce faire, Oxfam s’assurera de recruter des gens qui 
démontrent les mêmes valeurs et s’attend à ce que toute personne œuvrant déjà au sein de 
l’organisation partage et incarne cet engagement.

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Comment postuler:

PROCESSUS D’APPLICATION ET PERSONNE-CONTACT
Les offres de service doivent inclure les informations suivantes :

• Curriculum vitae (CV) de la personne ou équipe consultante démontrant de l’expérience dans l’organisation d’événements internationaux
• Références pertinentes
• Proposition d’un calendrier d’activités, y compris une estimation du nombre de jours requis et le tarif forfaitaire souhaité.

Les offres de service doivent être acheminées par courriel à [email protected] avant le 21 juillet 2023 à minuit (heure de Colombie).

Pour toute information additionnelle, prière de communiquer par courriel à [email protected]