Conseils pour un environnement de travail virtuel inclusif

La transition vers un environnement de travail virtuel peut comporter certaines difficultés. Il faut notamment, au fil du processus, tenir compte de la question du genre. En tant qu’organisation virtuelle dirigée par des femmes, le CanSFE a mûrement réfléchi aux questions de l’égalité des genres et du télétravail. Voici des conseils pour établir un environnement de travail virtuel soucieux de l’égalité des genres : 

Souplesse et inclusion pour la participation aux réunions 

Les femmes sont souvent celles qui voient au bon fonctionnement de la maisonnée. Pour tenir compte de cette réalité, il faut faire preuve de souplesse. Il convient d’offrir différentes possibilités pour la participation aux réunions. Nous recommandons d’établir des heures fixes de travail (au CanSFE, elles sont de 10 h à 15 h HE), ainsi qu’une pause pour le lunch (certains membres de notre équipe ont encore de la difficulté à intégrer cette pause à leur routine). Nous recommandons également de faire preuve de souplesse en offrant un éventail de possibilités pour la participation aux réunions à distance (téléphone, vidéo, etc.) Des membres de notre équipe ont pris part à des réunions par Bluetooth alors qu’ils étaient en route par exemple vers une réunion en personne ou vers l’école de leurs enfants! 

Enfin, au moment de choisir votre plateforme de réunion virtuelle, songez aux questions d’accessibilité pour les personnes ayant un handicap. Lors de vos réunions, veillez également à utiliser un langage inclusif. Invitez les personnes qui prennent part à la réunion à s’identifier et à indiquer leur pronom de préférence. Si vous présidez la réunion, utilisez des termes neutres pour vous adresser aux individus et au groupe dans son ensemble. Vous pouvez par exemple employer des termes comme « collègues », « membres de l’équipe », « bonjour tout le monde », plutôt que « mesdames et messieurs ». 

Méthodes créatives de participation 

Comme c’est le cas dans les réunions en personne, il peut arriver que certaines personnes accaparent une large part du temps de parole durant les réunions virtuelles. Dans ce contexte, les jeunes professionnels pourraient avoir de la difficulté à prendre la parole. Nous recommandons de faire un tour de table virtuel, où chaque membre de l’équipe est invité à s’exprimer. Au CanSFE, nous « passons le bâton de parole » d’une personne à une autre. Durant le tour de table, il importe de laisser les gens libres de s’exprimer ou non – parfois, il n’y a simplement rien à ajouter! Nous recommandons aussi d’user de créativité pour stimuler la participation de tous les membres de l’équipe. La plupart des plateformes de vidéoconférence ont des fonctions amusantes propres à encourager la participation, y compris un clavardoir et des sondages. 

Partage de notes et rétroaction 

En demandant aux participants de communiquer leurs questions préalablement à une réunion, un atelier ou une activité virtuels, vous vous assurez qu’ils puissent tous se préparer et partager des points qui sont importants pour eux. Il y a également lieu de recueillir la rétroaction des participants. Après une activité importante, le CanSFE crée un formulaire Google qui permet la communication anonyme de commentaires préalablement à une réunion de suivi avec toute l’équipe. 

Renforcement des relations personnelles 

Dans un environnement de travail virtuel, il peut être facile de se concentrer sur la tâche à accomplir et négliger les relations avec ses collègues. Il est important de se garder du temps pour les relations personnelles. Au CanSFE, les membres de l’équipe ont recours à des séances de « jasette » informelles. Ce sont de courtes vidéoconférences intégrées dans l’horaire de travail pour permettre aux collègues de faire plus ample connaissance. De plus, au début de nos réunions d’équipe, nous prévoyons du temps pour des mises à jour individuelles. Nous demandons aux gens où ils en sont et comment ils vont, tout en les laissant libres de répondre ou non. Le développement de relations personnelles entre les membres de l’équipe favorise aussi l’utilisation des atouts du télétravail à leur maximum tout en maintenant un haut degré de productivité. 

Le télétravail est un concept relativement nouveau qui n’a rien d’une science exacte! Il est donc important de rester à l’affût des besoins des membres de votre équipe et d’adapter vos façons de faire et procédures en fonction de ces besoins. En tant qu’organisation 100 % virtuelle, le CanSFE le fait sans relâche. Si vous souhaitez de plus amples conseils pour l’établissement d’une culture de télétravail inclusive, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe du CanSFE

Publié:

mars 23, 2020


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